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|| Software Documental
¿Está buscando una solución que cubra todo el ciclo de vida de los documentos que su empresa maneja? ¿Le gustaría tener un mayor control en la gestión de esos documentos?
Novatec entiende a la perfección las necesidades de sus clientes, por eso presenta DocPath. Esta compañía dispone de un amplio portafolio de soluciones destinadas a cubrir los requerimientos de todo tipo de organizaciones, desde grandes corporaciones a las pequeñas y medianas empresas.
DocPath le ofrece soluciones completas diseñadas para cubrir todas las necesidades relacionadas con los documentos. A continuación se describe una lista de las ventajas principales, más comunes, que se encontrarán en las soluciones:
Proporcionar al cliente todas las soluciones necesarias para que pueda gestionar de una forma automatizada todo el ciclo de vida de sus documentos. Este es el objetivo que DocPath ha perseguido desde que se creó y, fruto de este firme propósito y de su esfuerzo, hoy podemos ofrecer a cualquier empresa, independientemente de su tamaño, un software modular, escalable e integrado que se ajuste a los requerimientos de cada organización.
Diseño, generación, impresión, distribución electrónica, captura, almacenamiento, consulta y control, son solo algunos de los procesos que podemos realizar de un modo intuitivo a través de sistemas sencillos de utilizar y fáciles de instalar. El cliente no tendrá que hacer ninguna modificación en su infraestructura tecnológica, ya que al utilizar estándares, las soluciones DocPath son perfectamente integrables con el resto de aplicaciones presentes en una organización.
El cliente realizará la inversión que se ajuste a sus necesidades de negocio, dado que al tratarse de soluciones modulares, DocPath solo le instalará aquellos sistemas que se ajusten a su actividad diaria. Y ¿si cambian los requerimientos de su organización? El cliente solo tendrá que levantar el auricular del teléfono y ponerse en contacto con nosotros, ya que nuestras soluciones también son escalables y se adaptan a las necesidades de crecimiento de cualquier empresa. 
Soluciones para la mediana empresa
DocPath conoce a la perfección las necesidades de las medianas y pequeñas empresas. Por este motivo, cuenta con una línea de soluciones que pone la tecnología de las grandes al servicio de las de menor tamaño.
El objetivo no es otro que proporcionar a este tipo de compañías los medios necesarios para que evolucionen y consideren a DocPath un aliado en su estrategia de negocio a largo plazo.
Business Suite Gracias a esta intuitiva y potente aplicación, las pequeñas y medianas empresas pueden diseñar formularios utilizando una interfaz gráfica muy sencilla. Más tarde un motor de producción se encargará de fusionar esas plantillas con los datos de negocio de la organización, dando lugar a documentos impresos con acabado profesional.
Business Pro Suite De similares características a Business Suite, pero con más funcionalidad. Además de utilizarse para imprimir, genera documentos en formato electrónico PDF y los envía automáticamente por correo electrónico o fax.
PennCentral Ideal para medianas y grandes organizaciones que gestionan importantes volúmenes de documentos; DocPath PennCentral hace posible centralizar el control de todas las impresiones a nivel de servidor, a la vez que permite limitar el número de las mismas tanto por usuario como por departamentos.
Soluciones Enterprise para la gran empresa
Diseñadas para las grandes organizaciones, permiten la puesta en marcha de proyectos más amplios, que abarcan desde la generación en entornos distribuidos, Web o mixtos, hasta integraciones, producción de alto volumen...
Remote Office Printing Sistema de impresión en tiempo real para entornos con impresoras distribuidas. Los usuarios que trabajan en una red de oficinas podrán solicitar la creación de un documento y, al instante, obtenerlo impreso o visualizarlo en su propio ordenador.
WebDocs Generation Generación de documentos en tiempo real a través de Internet. Gracias a esta aplicación, los usuarios de una empresa podrán solicitar la creación de un documento y, al instante, visualizarlo a través de su navegador. La solución cuenta con todos los elementos necesarios para integrarse con las aplicaciones de negocio de cualquier organización a través de conectores específicos (Java; .Net; WebServices...).
High Volume Impresión de alto volumen. Permite a las aplicaciones batch generar de manera masiva una amplia variedad de formatos de impresión (PCL, PostScript, AFP...), así como documentos electrónicos. Como opción adicional, ofrece la posibilidad de manipular la salida mediante un sistema de postproceso para la separación por lotes, la clasificación por códigos postales y el manejo de marcas de ensobrado, entre otras opciones.
DocPath for Citrix XenApp Impresión distribuida en entornos Citrix. Esta aplicación permite a los usuarios de una red de oficinas, basada en Citrix, generar documentos de negocio. Todo ello integrado de manera que se reduce al mínimo posible el consumo de ancho de banda.
Total Control Almacenamiento y consulta vía Web de documentos generados por DocPath. Todo en un ambiente controlado.
Aspen Generación en tiempo real de los documentos del histórico de una empresa.
Integrated Cycle Digitalización y almacenamiento de documentos de negocio impresos y firmados por los clientes.
WebDocs Filler Generación de formularios en entornos Web para su completación manual.
Docs-on-Demand Proyectos a medida.
Módulos
Las soluciones de DocPath se componen de los siguientes módulos:
Designer Diseñador de formularios que cuenta con una avanzada interfaz gráfica de usuario. Esta interfaz está dotada de las más modernas funcionalidades para la creación de plantillas en alta calidad.
Extended Functions Control de versiones tanto de plantillas como de los objetos que contienen.
Controller Es un motor de generación de documentos que, mediante el uso de diferentes componentes asociados, fusiona los datos de las aplicaciones de negocio con las plantillas, creadas con DocPath Designer.
DocManager Gestor documental seguro, eficiente y fácil de utilizar.
Mail & Fax Service Permite hacer uso de servidores de mail y fax para distribuir los documentos generados por DocPath.
Capture Es un módulo para la captura de documentos impresos emitidos por la propia organización, que permite indexarlos tanto manual como automáticamente mediante la lectura de un código de barras.
DocViewer Es un visualizador de documentos PDF generados por DocPath Controller, que está disponible en diferentes tecnologías y puede ser integrado en las aplicaciones de negocio de la empresa.
High Performance Connector (HPC) Conector de alto rendimiento para la integración entre las aplicaciones Web de negocio y el motor de generación de documentos DocPath Controller.
iTools y zTools Módulos para la integración de las soluciones DocPath con plataformas iSeries y zSeries.
Sector Industria/Distribución Reto: Impresión y digitalización de albaranes
Uno de los procesos, imprescindibles en una empresa de distribución, es el de gestión integral del albarán. Hasta ahora, el diseño de este tipo de documentos se realizaba mediante papel pre-impreso o documentos estáticos con el consiguiente derroche de papel y tiempo destinado a la elaboración de cada albarán.
Las empresas del sector industrial tampoco aprovechaban las oportunidades de negocio que ofrece el concepto Transpromo, consistente en la inclusión de mensajes publicitarios personalizados en los mismos documentos transaccionales.
La distribución de este tipo de recibos es otro de los puntos críticos en una empresa de logística, ya que en muchos casos se realiza a través de la impresión en múltiples delegaciones, lo que provoca un fuerte impacto en el consumo de líneas de comunicación.
Una vez entregada la mercancía o realizado un determinado servicio, el cliente firma el comprobante para aceptar la transacción y el documento vuelve a la empresa emisora para su almacenamiento. En la gestión del cobro de las facturas, el cliente puede requerir una copia del comprobante que firmó. Por este motivo, es importante localizar rápidamente el documento firmado y ponerlo a su disposición.
Para facilitar todas estas acciones es fundamental disponer de una solución que permita, por un lado, la emisión eficiente de documentos a clientes, impactando lo mínimo posible en el consumo de ancho de banda; y por otro, que sea capaz de digitalizar y almacenar automáticamente cada documento en bases de datos destinadas a tal fin. Adicionalmente, debe suministrar un ágil y sencillo motor de búsqueda.
DocPath aporta a las empresas de distribución una única solución software compuesta de aplicaciones estándar, totalmente integrables, que abarcan el ciclo completo de gestión del albarán. Desde su diseño, generación y distribución de la impresión y los archivos electrónicos a través del mail o fax; hasta la creación en tiempo real en entornos Web, la digitalización de los impresos firmados por los clientes, el almacenamiento indexado o la consulta online inmediata. Todo ello, sin necesidad de modificar las aplicaciones de negocio del cliente.
Banca y Seguros Reto: Diseño y generación de contratos, pólizas y extractos integrales en tiempo real, procesos batch y distribución a través de Internet
La tecnología documental ha experimentado importantes avances en los últimos años y permite que empresas que manejan grandes volúmenes de información, puedan ahorrar costes derivados de la impresión física, mejorar su imagen corporativa y los niveles de satisfacción de sus clientes a través de la generación electrónica de sus documentos, entre otras opciones.
Las aseguradoras y los bancos trabajan generalmente con diferentes entornos:
Al trabajar con diferentes entornos, incluso con distintas plataformas, las necesidades de las aseguradoras y los bancos se multiplican en lo que se refiere a tecnología documental. La solución elegida deberá tener una serie de características para atender todas las demandas de este tipo de compañías.
Es importante que el diseño de formularios se lleve a cabo desde una única herramienta, sea cual sea el entorno en el que se esté trabajando; además debe existir un control sobre las diferentes versiones de formularios que se están empleando y los objetos que los componen. Asimismo, se tienen que manejar conceptos como la creación de documentos multi-idioma, la incorporación de gráficos dinámicos, códigos de barras, gestión de cláusulas legales y utilización de plantillas realizadas en otras tecnologías (Word, PDF...).
Sector Público Reto: Manejo de grandes volúmenes de documentos y distribución en un entorno Web
Como consecuencia de las nuevas normativas de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la Administración tiene que experimentar un profundo proceso de transformación. A partir de ahora, está obligada a garantizar, entre otros, el derecho de los ciudadanos a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que son parte implicada.
Cada vez más los ciudadanos son internautas habituales y se valen de las nuevas tecnologías para resolver trámites que antes les suponían una pérdida de tiempo significativa. Esta situación no afecta solo a la empresa privada, sino también a la Administración Pública, que debe responder a las demandas de los ciudadanos.
Por este motivo, estas instituciones están llevando a cabo una serie de actuaciones con las que pretenden ofrecer a los ciudadanos los medios de interlocución telemática necesarios para que puedan realizar sus trámites administrativos sin tener que desplazarse a la sede física de un determinado ministerio o consejería.
Todos esos trámites administrativos implican el manejo de un número significativo de formularios y documentos, que a partir del 2010 deberán ser generados de forma electrónica, lo que supone la contratación de soluciones tecnológicas avanzadas relacionadas con el software documental.
DocPath ofrece a las Administraciones Públicas un amplio abanico de soluciones que cubren todo el ciclo de vida de un documento: desde el diseño, generación, y distribución impresa o electrónica en diferentes entornos, hasta la posibilidad de trabajar con formularios electrónicos a través de Internet. Todo, gracias a un software modular, escalable y perfectamente integrable con el resto de aplicaciones presentes en su organización.
Sector Turístico Reto: Visualización del producto contratado a través de Internet e impresión en diferentes delegaciones
El sector turístico ha crecido a velocidad de vértigo en los últimos tiempos. Si hace unos años para planificar unas vacaciones lo habitual era acercarse a una agencia de viajes, hoy en día, los consumidores buscan antes en Internet la oferta que mejor se adapte a su presupuesto. La competitividad de este sector es feroz y diferenciarse de los demás resulta cada vez más complicado. Aún así, nada es imposible y la tecnología puede convertirse en una gran aliada para conseguirlo.
Los precios, la variedad en las opciones ofertadas y los proveedores con los que trabaja una agencia de viajes no son los únicos aspectos determinantes en la elección del usuario. Existen otros matices que los consumidores perciben y que, muchas veces, pueden condicionar su decisión.
Imaginemos, por un momento, que un usuario contrata un paquete vacacional en una agencia de viajes y quiere acceder vía Internet a los datos de su reserva. El hecho de que la agencia le ofrezca esa posibilidad puede marcar la diferencia y para ello, es importante contar con una solución que permita generar y distribuir documentos a través de Internet.
No obstante, y a pesar de la tendencia generalizada a contratar por Internet los servicios turísticos, todavía existen muchos clientes que prefieren recoger la documentación de su reserva (billetes de avión, cupones...) en las oficinas de su agencia de viajes.
Al tener diferentes delegaciones, es importante para ellas contar con un sistema de impresión integral que les permita generar documentos en cualquier entorno y optimizar al máximo los tiempos de ejecución.
Disponer de un sistema de impresión integral o poder generar de forma automática documentos en la Web puede ser una tarea sencilla cuando se cuenta con un buen software documental. Una herramienta con la que también se puede conseguir un diseño más profesional en los documentos de un modo sencillo e intuitivo.
Las agencias de viajes están permanentemente en contacto con su red de proveedores externos. Mayoristas o tour operadores con los que intercambia información crítica de negocio, que debe ser controlada y almacenada en sistemas que le permitan realizar una rápida búsqueda y recuperación del documento, en caso de que sea necesario.
Otra de las herramientas que pueden ayudar a una agencia de viajes a optimizar su gestión en tiempo, costes y espacio es la denominada factura electrónica. Una opción que solo algunos proveedores de software documental ofrecen y que puede resultar muy útil en el quehacer diario de este tipo de organizaciones.
Sector Textil Reto: Impresión de etiquetas, digitalización de patrones de diseño y albaranes y generación de documentos en tiempo real en Internet
Las compañías textiles pueden llegar a generar cientos de documentos en un solo día. Órdenes de compra, facturas, albaranes, patrones de diseño, etiquetas... Automatizar estos procesos es de vital importancia, ya que destinar muchos recursos a este tipo de tareas podría incrementar de forma muy significativa los costes de la organización.
Hoy en día, la tecnología documental proporciona soluciones ágiles e intuitivas que permiten diseñar y generar toda clase de documentos en un tiempo mínimo, pero no es esta la única función que este software puede realizar. Los documentos generados deben ser enviados a multitud de proveedores, fabricantes o distribuidores con los que la empresa textil trabaja y, en consecuencia, disponer de múltiples canales de comunicación resulta esencial. ¿Por qué?
Existen diversos factores a tener en cuenta: normalmente, las etiquetas se imprimen para ser incorporadas a las prendas textiles, los patrones de diseño se envían por email y los proveedores con los que trabaja una empresa de este tipo prefieren que les manden las facturas o albaranes por fax, incluso, quieren tener la posibilidad de visionar esos documentos a través de la Web.
Al automatizar este tipo de tareas, las compañías consiguen agilizar sus procesos internos y tienen más tiempo para centrarse en su negocio y aumentar sus beneficios. Al mejorar la presentación de toda su documentación logran que su imagen corporativa se vea reforzada y los consumidores estén más satisfechos con sus servicios.
Lo mismo ocurre cuando se ofrecen diferentes vías de comunicación. Imaginemos que un cliente decide comprar un producto textil a través de la Web y, una vez adquirido, quiere consultar algún detalle de la adquisición realizada. Si la empresa con la que ha realizado la transacción comercial no ofrece la posibilidad de generar documentos en Internet o no proporciona una visualización rápida de los mismos, el consumidor puede plantearse la opción de trabajar con otro proveedor en el futuro.
Al ser tan amplia la red de contactos con los que una organización textil trabaja, es importante mantener un control exhaustivo sobre toda la información que intercambia con sus 'socios de negocio'. La forma más sencilla de conseguirlo es utilizando un sistema de almacenamiento, que permita guardar y recuperar cualquier tipo de documentación en cuestión de segundos. Si ese sistema ofrece, además, la posibilidad de controlar al detalle lo que esos socios hacen con su información, mediante informes automáticos, su capacidad de respuesta será aún mayor.
Otra de las herramientas que pueden ayudar a una empresa textil a optimizar su gestión en tiempo, costes y espacio es la denominada factura electrónica. Esta es una opción que solo algunos desarrolladores de software documental ofrecen y que puede resultar muy útil en el quehacer diario de este tipo de organizaciones.
Sector Salud Reto: Gestión de consultas a través de Internet, almacenamiento de documentación confidencial, disponibilidad de la historia clínica digital
En los últimos años el número de personas que deciden concertar sus citas médicas a través de la Web se ha incrementado. Especialmente en este sector, Internet aparece como una herramienta fundamental para todos aquellos pacientes que no tienen un centro médico cerca de casa y no quieren pasar horas al teléfono hasta que les atiendan. La Web ha proporcionado inmediatez en el servicio al cliente y ha obligado a los hospitales a disponer de tecnología que permita atender estas demandas.
Hoy en día, muchas organizaciones de este tipo cuentan con un portal interactivo que permite a los usuarios introducir sus datos en un formulario para obtener una cita con el doctor que desea. Asimismo, estos servicios ofrecen al paciente la opción de visualizar cualquier documento que solicite.
Los centros que pueden realizar estas funciones, cuentan con la colaboración de herramientas de software documental. Aplicaciones que se integran con el resto de su infraestructura tecnológica y les permiten agilizar sus procesos internos y la relación con sus pacientes.
El software documental no solo ha supuesto un avance en la relación con los clientes, también ha resultado beneficioso para el personal clínico. Antes, conseguir el historial médico de un paciente podía convertirse en una odisea, pero ahora, cualquier doctor que tenga acceso a un ordenador puede saber con precisión el historial clínico de una persona con el fin de proporcionarle el tratamiento más adecuado a sus necesidades.
Este tipo de avances hacen que surjan algunos riesgos. Uno de los más importantes es el relativo a la seguridad. La información médica de un paciente es personal y confidencial y el hecho de que esté disponible en formato electrónico, no debería cambiar esta premisa.
Existen soluciones que hacen posible garantizar el derecho a la intimidad de todos los pacientes de un centro médico. Aplicaciones que establecen controles sobre la documentación y proporcionan informes en los que quedan registrados todos los procesos realizados sobre el documento.
La confidencialidad de la información es importante, pero guardar toda la documentación electrónicamente puede ocasionar otro tipo de problemas. Los sistemas de almacenamiento son limitados y destinar muchos recursos a esta labor puede incrementar los costes de una organización. De ahí la importancia de contar con soluciones que nos permitan almacenar la máxima cantidad de información en el mínimo espacio.
Los médicos generan cientos de documentos en su horario de consulta: informes, resultados de pruebas... Es esencial que toda esa información presente una buena imagen y pueda ser imprimida en segundos. Conseguirlo puede ser más sencillo de lo que parece, si se cuenta con un sistema de impresión integral adecuado que permita generar documentos en cualquier entorno.
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