|| Descripción General

El Sistema de Digitalización de Documentos (SDD) tiene como objetivo: la conversión y almacenamiento de documentación en papel a archivos digitales almacenables en bases de datos. Se ubica como una aplicación intermedia entre los documentos en papel y los sistemas de gestión documental. Su función es la de convertir e ingresar los documentos físicos en los sistemas de gestión documental.

Ventajas

• Flexibilidad para ser adaptado a cualquier organización laboral.
• Economía de recursos (espacio y dinero).
• Posibilita la recuperación de espacio libre en archivos.
• Ofrece consulta e integración de los documentos en redes informáticas y gestores documentales y/o flujos de trabajo.
• Además de las funciones de digitalización, permite consultas por web, por visualizadores, integrando un sistema de gestión en red o todas simultáneamente.
• Transforma en información exacta, recuperable y lista para ser exportada a sus aplicaciones de gestión y bases de datos corporativas.
• También puede exportarse a CD con visualizador propio.
• Fácil de utilizar, permite una máxima escalabilidad y flexibilidad en su configuración.
• Operación Flexible.
• Incorporación de documentos mediante archivos.
• Facilidad de búsqueda combinada.
• Selección de varios documentos.

Algunas características

Como Funciona

El documento pasa por las etapas de una línea de trabajo hasta que queda listo para salir del sistema. Un documento puede ser: una carilla, una hoja, un grupo de hojas, un cuadro de microfilm, una o varias tiras de microfilm, negativos fotográficos y cualquier tipo de documento que un scanner pueda entregar como archivo o grupo de archivos de imagen mediante la interface TWAIN. El SDD también permite el ingreso de documentos digitales como archivos propietarios (Word, Excel, CAD, etc.).

Los documentos ingresados al SDD, recorren una línea de trabajo que está dividida en etapas. Cada etapa de estas líneas de trabajo es ejecutada por los operadores, hasta llegar a la última etapa, en la que el documento se da por finalizado. Los documentos finalizados están listos para abandonar el sistema e ingresar al sistema de gestión documental, ser almacenados en medios físicos o ser exportados como PDF.

A las etapas se les asignan niveles que deben ser ejecutados en orden descendente para un mismo documento. Una etapa de mayor nivel no podrá ser ejecutada hasta que la etapa de nivel inferior no haya sido finalizada.